2025: Sind Sie bereit für die Umstellung zur E-Rechnung?

Die Initiative "VAT in the Digital Age" (ViDA) der EU-Kommission zielt darauf ab, das Mehrwertsteuersystem der EU durch die Förderung der Digitalisierung zu modernisieren und gleichzeitig widerstandsfähiger gegen Betrug zu machen. Zu den Maßnahmen gehören unter anderem die Einführung eines Echtzeit-Digitalberichtssystems basierend auf der elektronischen Rechnungsstellung (e-Invoicing) für grenzüberschreitend tätige Unternehmen innerhalb der EU, die Aktualisierung der Mehrwertsteuerregeln für die Plattformökonomie und die Einführung einer einzigen Mehrwertsteuerregistrierung für den gesamten EU-Raum. Diese Maßnahmen sollen den EU-Mitgliedsstaaten helfen, jährlich bis zu 18 Mrd. Euro mehr an Mehrwertsteuereinnahmen zu erzielen und die Verwaltungs- und Compliance-Kosten für Unternehmen zu senken.

Eine elektronische Rechnung unterscheidet sich von einer Papier- oder PDF-Rechnung dadurch, dass sie in einem strukturierten und elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, welches automatisch von den verarbeitenden Systemen gelesen werden kann. Das bedeutet, dass Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in Buchhaltungssysteme übertragen werden können, was die Bearbeitung erheblich beschleunigt und vereinfacht. Die EU-Norm für elektronische Rechnungsstellung, EN 16931, legt fest, dass das strukturierte Datenformat XML zu verwenden ist.

Unternehmen müssen sich auf zwei wesentliche Anforderungen vorbereiten: die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen. Auch wenn das verbindliche XML-Format in Deutschland noch nicht final festgelegt ist, wird empfohlen, bereits jetzt die Weichen für die Umstellung zu stellen. Bis zum Ende des Jahres 2026 wird es Übergangsfristen geben, innerhalb derer Firmen nach Zustimmung des Rechnungsempfängers noch alte, abweichende Rechnungsformate verwenden können.

In Deutschland ansässige Unternehmen müssen sich auf die Gesetzesänderung zur e-Rechnung vorbereiten, können aber dennoch von den ViDA-Vorschlägen profitieren, indem sie zeitnah ihre Systeme für die digitale Rechnungsstellung und Berichterstattung optimieren. Dies beinhaltet die Implementierung von Softwarelösungen, die sowohl Echtzeit-Berichterstattung als auch elektronische Rechnungsstellung unterstützen. Dieses gewährleistet gleichzeitig die Compliance mit den neuen Anforderungen als auch die Transparenz im Umgang mit der Mehrwertsteuer.

Wie erwähnt müssen mit der neuen Gesetzesänderung ab 2025 Unternehmen in Deutschland ihre Rechnungen elektronisch im XML-Format ausstellen und verarbeiten. Die größten Hürden umfassen die Anpassung der IT-Infrastruktur für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen, die Einhaltung des vorgeschriebenen XML-Formats und die Gewährleistung der Datensicherheit und des Datenschutzes während des Übertragungsprozesses. Unternehmen und Mitarbeitende müssen sich infolge mit dem Übergang von traditionellen Papier- oder PDF-Rechnungen zu einem vollständig digitalen Prozess auseinandersetzen. Extrem häufig erfordert die Umstellung auch umfassende Schulungen der Mitarbeitenden in der Finanzbuchhaltung und im Rechnungswesen.

Auch wir haben intern eine Softwarelösung eingeführt, die unter anderem unserem Rechnungswesen bei dieser Gesetzesänderung zur E-Rechnung unterstützt. Hierfür haben wir uns einen Partner gesucht, der sowohl unseren Bedarf als auch weitere Vorteile mit sich bringt. Hierbei fiel unsere Wahl auf das Stuttgarter Unternehmen ELO.

ELO Digital Office hat sich auf die Entwicklung von Softwarelösungen für das Enterprise Content Management (ECM) spezialisiert. Sie bieten sowohl Lösungen für die Rechnungs-, Vertrags-, Besucher- und Dokumentenverwaltung, mobiles Arbeiten als auch die Integration von Unternehmensressourcenplanung (ERP). ELO ist hierbei branchenübergreifend einsetzbar, richtet sich an eine Vielzahl von Sektoren, darunter Automobilindustrie, Bildungswesen, Finanzen und Gesundheitswesen. Auch die Skalierbarkeit hat uns überzeugt.

Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, Rechnungen rein elektronisch zu empfangen- ELO Invoice unterstützt schon jetzt elektronische Rechnungsformate wie X-Rechnung und ZUGFeRD und wird laufend gemäß aktueller Anforderungen und neuer rechtlicher Rahmenbedingungen weiterentwickelt. Auch eine nahtlose Anbindung an ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme ist sichergestellt. Weiterhin ist ELO ist Datev-Premium Partner und verfügt über eine optimale Anbindung an das DATEV-Rechnungswesen.

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im Rahmen der Gesetzesänderung ab 2025 und die damit einhergehende weitergehende Digitalisierung unserer Buchhaltungsprozesse mit ELO und DATEV markieren einen signifikanten Wandel in unserer buchhalterischen Arbeitsweise. Die Umstellung von traditionellen Methoden wie Stempeln, Kontieren und manueller Dateneingabe auf ein vollständig digitales System war schon damals für jedes Team eine starke Umgewöhnung. Die Zusammenarbeit zwischen DATEV und ELO bietet uns zwar eine umfassende Lösung, doch die neue Selbstverständlichkeit der digitalen Masken und Abläufe erfordert von unseren Mitarbeitenden in der Buchhaltung auch heute noch eine Anpassung ihrer Arbeitsgewohnheiten.

Durch die Unterstützung unserer ELO-Ansprechpartnerin, die stets erreichbar ist, Termine koordiniert und die Einrichtung vornimmt, konnte die Einarbeitung erleichtert werden. Insbesondere für Prüfer erweist sich ELO als besonders vorteilhaft, da das System eine transparente und effiziente Prüfung der Rechnungen ermöglicht.

Achtung: Die Anfangsphase der Umstellung erfordert von allen Beteiligten Geduld und Einsatz, da die rein digitale Arbeit eine vollständige Abkehr von der gewohnten Papierarbeit bedeutet.

Die Digitalisierung ist nicht nur eine technische Umstellung, sondern auch ein kultureller Wandel innerhalb jeder Firma. Der Lernprozess, den jeder Mitarbeiter durchlaufen muss, um sich an das neue System zu gewöhnen, ist zwar herausfordernd, allerdings auch sehr lohnenswert. Die Möglichkeit, Belege digital auf unserer Server-Infrastruktur zu speichern und somit einen schnelleren und sichereren Zugriff zu ermöglichen, war eine damalige Entwicklung, die wie schon länger im Zuge der Digitalisierung erfasst haben. Die Pandemie hat die Notwendigkeit einer digitalen Transformation, auch unserer Buchhaltungsprozesse, noch weiter unterstrichen.

Die Gesetzesänderung zur elektronischen Rechnung hat uns dazu motiviert, noch weitere Schritte umzusetzen. Wir sind überzeugt, dass die Umstellung auf ein vollständig digitales Rechnungssystem letztendlich zu effizienteren, transparenteren und sichereren Abläufen führen wird.

Ich helfe Ihnen bei der Umsetzung der Gesetzesänderung. Vereinbaren Sie direkt einen Termin mit mir: