ELO – Digitalisierung & Automatisierung von Geschäftsprozessen

Q: Was ist ELO Enterprise Content Management?

Mit dem Enterprise Content Management System (ECM) von ELO können Sie Arbeitsprozesse optimieren, Kosten reduzieren und dabei sogar die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen . Den größten Vorteil bietet ELO vor allem im Büro, z. B. in der Buchhaltung, im Vertriebsinnendienst, in der Verwaltung oder im Controlling, wo besonders viele Dokumente anfallen, die weiterverarbeitet werden. Mit der ELO ECM Suite (Version 21) erhalten Sie ein umfangreiches Contentmanagement, welches alle geschäftsrelevanten Informationen an zentraler Stelle strukturiert, übersichtlich verwaltet und sogar automatisiert archiviert. Ihr gesamtes Unternehmenswissen steht damit allen Mitarbeitenden jederzeit schnell und einfach zur Verfügung. Durch intelligente Zuordnung der Metadaten von Dokumenten (Eingang, Zuordnung zum Kunden/Dienstleister/Produkt, Notizen, Weiterverarbeitung, Stand eines Prozesses u.v.m) sind zudem alle benötigten Informationen zu jeder Zeit verfügbar- und immer auf dem aktuellsten Stand. Darüber hinaus bietet die ELO ECM Suite die Möglichkeit, Ihre gespeicherten Inhalte durch zahlreiche Analysetools auszuwerten und somit wichtige Kennzahlen stets im Fokus zu behalten.

Mit der ELO ECM Suite (Version 21) erhalten Sie ein umfangreiches Contentmanagement, welches alle geschäftsrelevanten Informationen an zentraler Stelle strukturiert, übersichtlich verwaltet und sogar automatisiert archiviert. Ihr gesamtes Unternehmenswissen steht damit allen Mitarbeitenden jederzeit schnell und einfach zur Verfügung.

Durch intelligente Zuordnung der Metadaten von Dokumenten (Eingang, Zuordnung zum Kunden/Dienstleister/Produkt, Notizen, Weiterverarbeitung, Stand eines Prozesses u.v.m) sind zudem alle benötigten Informationen zu jeder Zeit verfügbar- und immer auf dem aktuellsten Stand. Darüber hinaus bietet die ELO ECM Suite die Möglichkeit, Ihre gespeicherten Inhalte durch zahlreiche Analysetools auszuwerten und somit wichtige Kennzahlen stets im Fokus zu behalten.

Ein zentraler Informations-Hub für alle Mitarbeitende
Effiziente Prozessoptimierung
Aufgaben, Nachrichten und Informationen in übersichtlicher Darstellung
Weniger Kosten dank Wegfall redundanter und langwieriger Prozesse
Einfaches Dokumentenmanagement für weniger Daten-Chaos
Sichere und gesetzeskonforme Archivierung von Dokumenten
Automatische Generierung von Metadaten

Mehr Transparenz in Geschäftsabläufen
Intelligente Suchmechanismen und Data Analytics
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit dank schlankerer Arbeitsprozesse
Ideal für Mitarbeitende im Homeoffice und unterwegs
Effektiver Datenschutz und sicheres Zuweisen von Berechtigungen
Dank Business Analytics: Unternehmens-Kennzahlen in Echtzeit
Vereinfachte Kommunikation mit Behörden und öffentl. Einrichtungen

Wie funktioniert ELO ECM?

Gewappnet für die Zukunft: Mit der ELO Suite 21 können Sie Ihre Geschäftsabläufe im Unternehmen schnell und einfach optimieren. So kann beispielsweise eine eine eingehende E-Mail mit Dokumentenanhang direkt in ihr Content Management System einfließen. Die ELO Suite ordnet diesem Dokument Metadaten für andere Applikationen zu und verarbeitet das Dokument automatisch weiter.

Auch für die nicht-digitale Unternehmenskommunikation bietet ELO selbstverständlich auch diese Möglichkeiten: Ein postalischer Brief kann z. B. automatisch digitalisiert und innerhalb kürzester Zeit im System zur Verfügung stehen, sodass alle Mitarbeitende darauf Zugriff erhalten – ein besonderer Vorteil für Mitarbeitende im Homeoffice.

Was ist der Unterschied zwischen ECM und DMS? Die Übergänge zwischen einem Enterprise Content Management (ECM) und einem klassischen Dokumenten Management System (DMS) sind fließend. Während das DMS hauptsächlich Dokumente digitalisiert und automatisiert, bietet ein ECM zudem umfassende Verwaltung, Archivierung und Verwaltung der Informationen. Das DMS ist somit nur ein kleiner Bestandteil des ECMs.

Das Ende des Papierchaos.

Für viele Unternehmen sind glücklicherweise die Zeiten vorbei, in denen Berge an Ordnern bewegt und abgelegt werden mussten. Papierstapel wurden per Hand durchgearbeitet und gesichtet, um wichtige Informationen zu finden. Wer gerade Ordner brauchte, die von anderen Kolleginnen und Kollegen ausgeliehen waren, hatte Pech und musste darauf warten, dass diese zurückgegeben wurden.

Das Sammeln und Auswerten von Informationen war dadurch sehr mühsam und viele Daten waren schon veraltet, noch bevor man sie zusammengestellt hatte.

Mit dem ELO ECM gehört all dieses endgültig der Vergangenheit an.

Von ELO ECM im Homeoffice profitieren

Immer mehr Mitarbeitende befinden sich im Homeoffice.

Dank ELO ECM Suite 21 befinden sich alle Dokumente zentral an einem Ort und stehen den berechtigten Mitarbeitenden zur Verfügung – ganz gleich, wo diese sich befinden.

Das Beste: Mehrere Mitarbeitende können parallel an Dokumenten arbeiten. Das spart Zeit und erhöht die Effizienz um ein Vielfaches.

Weiterer Vorteil: Viele wichtige Unterlagen, die sich früher in Ordnern im Büro befanden und die man sich mühsam zusammensuchen musste, können ganz einfach auch in ELO übernommen werden.

ELO ECM Suite 21 für die Zusammenarbeit in Teams

So sollte Zusammenarbeit aussehen: Flexibel konfigurierbare Workflow-Elemente unterstützen die Abläufe in Microsoft Teams und gewährleisten jederzeit volle Kontrolle und Transparenz.

Eine weitere Besonderheit der ELO ECM Suite 21 ist der ELO Feed. Über diesen können Teams dokumentenbasiert Diskussionen führen und sogar Umfragen zu bestimmten Themen durchführen. Der Feed erleichtert und fördert den Austausch unter Kollegen und erhöht die Transparenz der Zusammenarbeit, da alle Bearbeitungsschritte eines Dokuments nachvollziehbar protokolliert werden.

Darüber hinaus bietet ELO ECM Suite 21 durch den intelligenten Aufbau die Möglichkeit, Drittsysteme zu integrieren und somit zusätzlich auf Daten aus ERP- oder CRM-Systemen zuzugreifen. Dies beschleunigt wichtige Bearbeitungsprozesse und gibt den Verantwortlichen die notwendige Basis, um strategische Entscheidungen zu treffen.