ECM mit ELO - Enterprise Content Management

Die ELO Digital Office GmbH ist ein führender Anbieter von Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) mit Sitz in Stuttgart, Deutschland. Seit der Gründung im Jahr 1998 hat sich ELO darauf spezialisiert, Unternehmen bei der Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen zu unterstützen. ELO bietet Lösungen für Unternehmen jeder Größe und Branche.

Die ELO ECM Suite, das Flaggschiffprodukt des Unternehmens, integriert modernste Technologien zur Dokumentenverwaltung, Prozessautomatisierung und Informationssuche. Dies ermöglicht Mitarbeitenden eines Unternehmens, deutlich schneller und effektiver arbeiten zu können und gleichzeitig die Einhaltung von Compliance-Anforderungen zu gewährleisten.

ELO Digital Office ist weltweit tätig und betreut Kunden in über 40 Ländern. Über 1,3 Millionen Anwendende nutzen bereits die ELO ECM Suite. Überzeugen auch Sie sich!

Die Funktionen der ELO ECM Suite im Überblick

Die ELO ECM Suite ist eine umfassende Lösung für das Enterprise Content Management (ECM), die Unternehmen dabei unterstützt, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und deutlich effizienter zu gestalten. Die Suite integriert sich in bestehende IT-Infrastrukturen und bietet eine Vielzahl an Funktionen zur Verwaltung, Speicherung und Suche von Dokumenten und Informationen. Mit der ELO ECM Suite können Unternehmen tägliche Aufgaben wie beispielsweise die Genehmigung von Rechnungen, das Einreichen von Angeboten oder die Bearbeitung von Bestellungen einfach und digital abwickeln.

Den größten Vorteil bietet ELO vor allem im Büro, z. B. in der Buchhaltung, im Vertriebsinnendienst, in der Verwaltung oder im Controlling, wo besonders viele Dokumente anfallen, die weiterverarbeitet werden.

Digitalisierung

Die ELO ECM Suite wird zum Herzstück Ihrer IT-Landschaft, wenn es darum geht, Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Sie unterstützt Unternehmen dabei, veraltete papierbasierte Abläufe durch einfache digitale Workflows zu ersetzen.

Integration

Die ELO ECM Suite lässt sich in bestehende Systeme wie ERP, CRM und E-Mail-Anwendungen integrieren. Dies ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller Unternehmensinformationen und verbessert die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg.

Intelligente Suche

Mit ELO iSearch bietet die Suite eine leistungsstarke Suchtechnologie, die es ermöglicht, relevante Informationen schnell und bequem zu finden. Intelligente Suchfunktionen wie Autovervollständigung, Fehlerkorrektur und Synonymvorschläge verbessern die Trefferquote und erleichtern den Zugriff auf benötigte Dokumente.

Automatisierung

Die ELO ECM Suite bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Mit ELO Flows und ELO Automation Services können wiederkehrende Aufgaben automatisiert und komplexe Workflows erstellt werden, die die Effizienz steigern und Fehler reduzieren.

Compliance

Die ELO ECM Suite unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen. Durch strenge Zugriffskontrollen, revisionssichere Archivierung und detaillierte Audit-Trails können Unternehmen ihre Compliance-Anforderungen erfüllen und die Sicherheit ihrer Daten gewährleisten.

✅ Ein zentraler Informations-Hub für alle Mitarbeitenden

✅ Effiziente Prozessoptimierung

✅ Aufgaben, Nachrichten und Informationen in übersichtlicher Darstellung

✅ Weniger Kosten dank Wegfall redundanter und langwieriger Prozesse

✅ Einfaches Dokumentenmanagement für weniger Daten-Chaos

✅ Sichere und gesetzeskonforme Archivierung von Dokumenten

✅ Automatische Generierung von Metadaten

✅ Mehr Transparenz in Geschäftsabläufen

✅ Intelligente Suchmechanismen und Data Analytic

✅ Höhere Mitarbeiterzufriedenheit dank schlankerer Arbeitsprozesse

✅ Ideal für Mitarbeitende im Homeoffice und unterwegs

✅ Effektiver Datenschutz und sicheres Zuweisen von Berechtigungen

✅ Dank Business Analytics Unternehmens-Kennzahlen in Echtzeit

✅ Vereinfachte Kommunikation mit Behörden und öffentliche Einrichtungen

Zusammenarbeit und Transparenz mit der ELO ECM Suite 23

So sollte Zusammenarbeit aussehen: Flexibel konfigurierbare Workflow-Elemente unterstützen die Abläufe in Microsoft Teams und gewährleisten jederzeit volle Kontrolle und Transparenz.

Eine weitere Besonderheit der ELO ECM Suite 23 ist der ELO Feed. Über diesen können Teams dokumentenbasiert Diskussionen führen und sogar Umfragen zu bestimmten Themen durchführen. Der Feed erleichtert und fördert den Austausch unter Kollegen und erhöht die Transparenz der Zusammenarbeit, da alle Bearbeitungsschritte eines Dokuments nachvollziehbar protokolliert werden.

Zur neuen E-Rechnungspflicht:

Hilfe durch ELO Invoice

Vom 01. Januar 2025 an wird es für alle Unternehmen verpflichtend, ausschließlich elektronische Rechnungen zu empfangen. ELO Invoice nimmt sich dieser Herausforderung proaktiv an, indem es bereits heute eine umfassende Unterstützung für digitale Rechnungsformate wie die XRechnung und ZUGFeRD bietet. Durch eine stetige Weiterentwicklung, die sowohl aktuelle Anforderungen als auch zukünftige gesetzliche Vorgaben berücksichtigt, gewährleistet ELO Invoice, dass Sie in Sachen elektronischer Rechnungsstellung jederzeit auf der sicheren Seite sind.

Metadatenverwaltung und Analyse mit der ELO ECM Suite

Durch intelligente Zuordnung der Metadaten von Dokumenten (Eingang, Zuordnung zum Kunden/Dienstleister/Produkt, Notizen, Weiterverarbeitung, Stand eines Prozesses u.v.m.) sind zudem alle benötigten Informationen zu jeder Zeit verfügbar- und immer auf dem aktuellsten Stand. Darüber hinaus bietet die ELO ECM Suite die Möglichkeit, Ihre gespeicherten Inhalte durch zahlreiche Analysetools auszuwerten und somit wichtige Kennzahlen stets im Fokus zu behalten.

FAQ ELO

Die häufigsten Fragen zum ECM von ELO

Hier beantworten wir Ihnen gern Fragen, die uns häufig im Bezug auf ECM und die Lösung von ELO gestellt werden.

Was ist ein ECM?

Enterprise Content Management (ECM) ist ein systematischer Ansatz zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Informationen, die die Geschäftsprozesse eines Unternehmens unterstützen. ECM umfasst Tools und Strategien zur Verwaltung unstrukturierter Daten wie Dokumente, E-Mails, Videos und andere Inhalte, um deren Lebenszyklus zu steuern, den Zugriff zu erleichtern und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben zu gewährleisten. Relevante Informationen sollen jederzeit und überall verfügbar gemacht werden.

Was ist die ELO ECM Suite?

Die ELO ECM Suite ist eine umfassende Lösung für das Enterprise Content Management, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren und effizienter zu gestalten.

Wie funktioniert die Integration der ELO ECM Suite in bestehende Systeme?

Die ELO ECM Suite integriert sich nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen durch Schnittstellen, Konnektoren, Webservices und APIs. Sie nutzt gängige Standardprotokolle wie REST, SOAP und LDAP und bietet Plug-ins für Anwendungen wie Microsoft Office, Microsoft 365 und SAP. Die zentrale Verwaltungsoberfläche ermöglicht eine effiziente Überwachung und Steuerung aller angebundenen Systeme. Individuelle Anpassungen sind möglich, um spezifische Anforderungen zu erfüllen, wodurch die ELO ECM Suite die Digitalisierung und Automatisierung von Workflows unterstützt und den Zugriff auf relevante Informationen aus verschiedenen Systemen verbessert.

Welche Suchfunktionen bietet die ELO ECM Suite?

Die Suite bietet mit ELO iSearch intelligente Suchtechnologien wie Autovervollständigung, Fehlerkorrektur und Synonymvorschläge, um relevante Informationen schnell und effizient zu finden.

Die ELO ECM Suite bietet leistungsstarke Suchfunktionen wie ELO iSearch, die intelligente Volltextsuche, Metadatensuche, Fuzzy-Suche und erweiterte Suche. Diese Funktionen ermöglichen es Benutzern, relevante Informationen schnell und effizient zu finden, indem sie Autovervollständigung, Fehlerkorrektur, Synonymvorschläge und kontextbezogene Ergebnisse nutzen. Zudem können häufig verwendete Suchanfragen gespeichert und wiederverwendet werden, was die Effizienz und Produktivität im Arbeitsalltag erhöht.

Wie unterstützt die ELO ECM Suite die Einhaltung von Compliance-Anforderungen?

Die Suite bietet strenge Zugriffskontrollen, revisionssichere Archivierung und detaillierte Audit-Trails, um Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen zu unterstützen.

Die ELO ECM Suite unterstützt die Einhaltung von Compliance-Anforderungen durch strenge Zugriffskontrollen, revisionssichere Archivierung und detaillierte Audit-Trails. Sie gewährleistet die rechtssichere Aufbewahrung von Dokumenten und bietet umfassende Reporting- und Überwachungsfunktionen. Durch diese Maßnahmen hilft die Suite Unternehmen, regulatorische Anforderungen wie DSGVO, KRITIS und ISO 27001 zu erfüllen und die Sicherheit und Integrität von Daten zu gewährleisten.

WAS IST DER UNTERSCHIED ZWISCHEN ECM UND DMS?

Die Übergänge zwischen einem Enterprise Content Management (ECM) und einem klassischen Dokumenten Management System (DMS) sind fließend. Während das DMS hauptsächlich Dokumente digitalisiert und automatisiert, bietet ein ECM zudem umfassende Verwaltung, Archivierung und Verwaltung der Informationen. Das DMS ist somit nur ein kleiner Bestandteil des ECMs.

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