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IT modernisieren im Verein – mit Microsoft 365 und Hornetsecurity
Im ersten Beitrag haben wir aufgezeigt, warum veraltete IT-Strukturen Vereine langfristig beeinträchtigen. Die gute Nachricht: Heute gibt es erprobte, sichere und bezahlbare Lösungen, mit denen Vereine ihre IT nachhaltig professionalisieren können. Zwei zentrale Bausteine dabei sind eine moderne E-Mail- und Kollaborationsplattform auf Basis von Microsoft 365 sowie ein zuverlässiges Backup mit Hornetsecurity.
Microsoft 365 als zentrale Arbeitsplattform für Vereine
Microsoft 365 bietet Vereinen eine einheitliche, sichere und strukturierte Grundlage für die tägliche Zusammenarbeit. Die E-Mail-Kommunikation erfolgt nicht mehr über private Postfächer einzelner Mitglieder, sondern über zentrale Vereinsadressen wie vorstand@verein.de oder finanzen@verein.de innerhalb eines eigenen Microsoft 365 Tenants (MC Tenant).
Diese Postfächer bleiben dem Verein dauerhaft erhalten – auch bei Vorstandswechseln.
Darüber hinaus ermöglicht M365 die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten wie Protokollen, Satzungen oder Förderanträgen über SharePoint und OneDrive. Dateien liegen nicht mehr auf einzelnen Computern oder USB-Sticks, sondern zentral und revisionssicher in der Microsoft-Cloud. Zugriffsrechte lassen sich granular steuern, sodass jedes Vorstandsmitglied nur auf die Inhalte zugreifen kann, die für seine Aufgabe relevant sind.
Ein wichtiger Sicherheitsaspekt ist die 2-Faktor-Authentifizierung (MFA), die fester Bestandteil von Microsoft 365 Security ist. Durch die Aktivierung der Multi-Faktor-Authentifizierung werden Vereinskonten effektiv vor unbefugtem Zugriff, Phishing und Passwortdiebstahl geschützt.
Gerade für Vorstände bedeutet der Einsatz von Microsoft 365 mehr Übersicht, höhere IT-Sicherheit und weniger Abhängigkeit von einzelnen Personen. Neue Amtsinhaber können strukturiert eingearbeitet werden, ohne dass Wissen oder wichtige Unterlagen verloren gehen.
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Warum Microsoft 365 allein kein vollständiges Backup ersetzt
Ein häufiger Irrtum besteht darin, Microsoft 365 mit einem vollständigen Backup gleichzusetzen. Zwar sorgt Microsoft für eine hohe Verfügbarkeit der Dienste innerhalb des M365-Tenants, schützt jedoch nicht vor allen Risiken. Gelöschte E-Mails, manipulierte Dateien, Ransomware-Angriffe oder menschliche Fehler lassen sich oft nur für einen begrenzten Zeitraum wiederherstellen.
Auch rechtliche Anforderungen an die E-Mail-Archivierung, Aufbewahrungsfristen oder die Wiederherstellung älterer Daten werden durch Microsoft 365 allein nicht vollständig erfüllt.
Gerade Vereine, die Verträge, Finanzunterlagen oder sensible Mitgliedsdaten verarbeiten, benötigen daher eine zusätzliche Absicherung. Ein externes Cloud-Backup mit Hornetsecurity für Microsoft 365 stellt sicher, dass E-Mails, Kalender, OneDrive- und SharePoint-Daten unabhängig von Microsoft zuverlässig gesichert und jederzeit wiederherstellbar sind.
