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Projektmanagement Lösung mit Microsoft SharePoint
Eine Referenz eines Hersteller von Atmaturen für Industrieanlagen
Ausgangssituation
Ein Hersteller von Armaturen für Industrieanlagen benötigt eine digitale Projektmanagement Lösung. Das Unternehmen wickelt die Aufträge seiner Kunden von der Projektierung über die Konstruktion bis zur Fertigung und Auslieferung einbaufertiger Baugruppen ganzheitlich ab.
Projekte dieser Größenordnung setzen ein hohes Maß an Planung, Organisation und Dokumentation voraus. Zur Optimierung des Projektmanagements haben wir eine Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint entwickelt.
Umsetzung
Zur Identifizierung der Ziele und Anforderungen an das Projekt haben wir gemeinsame Workshops durchgeführt. Anhand der hierbei gewonnen Ergebnisse haben wir verschiedene Lösungsvorschläge erarbeitet und unseren Kunden bei der Auswahl der für ihn optimalen Lösung unterstützt.
Da das Unternehmen bereits erfolgreich SharePoint einsetzt, wurde auf dem vorhandenen SharePoint lediglich ein neuer Projektbereich eingeführt, der die einzelnen Prozessschritte des Projektmanagements detailliert auflistet. Außerdem wurden alle wichtigen Informationen, wie eine Beschreibung der einzelnen Projektschritte und die beteiligten Mitarbeiter, aus dem bereits im CRM laufenden vertrieblichen Prozess übernommen und übersichtlich dargestellt.
Für jedes Projekt gibt es zukünftig einen Genehmigungsprozess, der über einen Workflow gesteuerten wird. Es wird automatisch ein Projektraum im SharePoint angelegt. Diese Räume werden anhand von Templates erzeugt und enthalten: Projektbeschreibung, Bibliotheken für Dokumente, Bilder und Checklisten, Aufgabenliste und Projektmitarbeiterlisten.
Die Aufgabenlisten werden mit den individuellen Aufgabenlisten der User in Outlook verknüpft. Die Berechtigungen werden durch Eingabe der beteiligten Mitarbeiter automatisch gesetzt.
Alle für die Projektbeschreibung relevanten Informationen werden über einen vorgegebenen Dialog ergänzt. Das Verfahren stellt sicher, dass für alle Projekte die gleichen Informationen abgefragt und dieselben Arbeitsweisen vorgegeben werden.
Ergebnis
Unsere Projektmanagement Lösung stellt den Mitarbeitern Vorlagen und Workflows in einem eigenen Bereich zur Verfügung und unterstütz so optimal die Organisation. Sie bietet Schnittstellen zum CRM-System und zu Microsoft Outlook. Auf diese Weise werden die Arbeitsabläufe besser integriert und die Effizienz der Mitarbeiter erhöht.